Nå inngår det norske Nasjonalarkivet og Nasjonalarkivet i Ukraina en femårig hensiktserklæring om tettere samarbeid innen dokumentasjonsforvaltning, digitalisering og bevaring av historisk materiale.

Onsdag 12. august signerer nasjonalarkivar Inga Bolstad og Ukrainas nasjonalarkivar Anatolii Khromov en intensjonsavtale (MoU) som skal styrke samarbeidet mellom de to landenes arkivinstitusjoner. Signeringen skjer i Bankgården i Arendal under Arendalsuka, med kultur- og likestillingsminister Lubna Jaffery til stede.

Avtalen legger grunnlaget for et langsiktig samarbeid om arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, digitalisering, kompetanseutveksling og bevaring av historisk dokumentasjon. Den åpner samtidig for felles prosjekter, faglige møter og utveksling av erfaringer mellom arkivmiljøene i Norge og Ukraina.

Arkiver som demokratisk infrastruktur

I offentligheten forbindes arkiver ofte med historiske dokumenter og kulturarv. Nasjonalarkivet peker imidlertid på at arkivenes funksjon er langt bredere. Offentlig dokumentasjon danner grunnlaget for innbyggernes rettigheter, etterprøvbar forvaltning og muligheten til å kontrollere myndighetenes handlinger.

Inga Bolstad understreker denne rollen.

– Arkivene er en grunnleggende del av demokratiets infrastruktur. De dokumenterer myndighetenes handlinger, sikrer innbyggernes rettigheter og gjør det mulig å holde makthavere ansvarlige. I en tid preget av krig og usikkerhet er dette viktigere enn noen gang, sier Bolstad.

Uttalelsen peker på en utvikling der arkivsektoren i økende grad blir omtalt som en del av samfunnets grunnleggende beredskap. Dokumentasjon handler ikke bare om fortiden, men også om å sikre rettigheter, eierskap, offentlige vedtak og historisk etterprøvbarhet i samtid og framtid.

Krig har gjort dokumentasjon til et sårbart mål

Samarbeidet mellom Norge og Ukraina springer ut av erfaringene fra Russlands fullskala invasjon av Ukraina. Krigen har vist hvor utsatt offentlige dokumentasjonssystemer kan være når bygninger ødelegges, datasystemer angripes eller kulturarv blir mål for bevisst utslettelse.

Nasjonalarkivet beskriver arkivene som en del av samfunnets kritiske infrastruktur. Dokumentasjonen må beskyttes mot ødeleggelse, manipulasjon og tap, samtidig som den må være tilgjengelig for både innbyggere og offentlig forvaltning.

For Ukraina er dette ikke en teoretisk problemstilling, men en del av den daglige virkeligheten.

Under arrangementet i Arendal skal Anatolii Khromov dele erfaringer med hvordan Ukraina arbeider for å sikre samfunnsdokumentasjon og kulturarv under krigen. Arbeidet omfatter både fysisk sikring av materiale og utvikling av løsninger som kan beskytte dokumentasjon dersom arkivbygninger eller digitale systemer blir rammet.

Digitalisering løftes fram som beredskap

Et sentralt punkt i hensiktserklæringen er digitalisering. Der digitalisering tidligere ofte har vært begrunnet med effektivisering og tilgjengelighet, blir den nå også omtalt som et sikkerhetstiltak.

Inga Bolstad mener erfaringene fra Ukraina illustrerer hvorfor dette arbeidet er nødvendig.

– Ukrainas erfaringer viser hvor viktig det er å arbeide systematisk med beredskap, samt hvor viktig digitalisering er som et beredskapselement. Vi har mye å lære av hverandre, og denne erklæringen gir et godt grunnlag for videre samarbeid, sier Bolstad.

Digitalisering kan redusere risikoen for permanent tap av dokumentasjon dersom fysiske arkiver blir ødelagt. Samtidig åpner digitale løsninger for raskere tilgang til dokumentasjon og større muligheter for sikker lagring på flere lokasjoner.

Et samarbeid over fem år

Hensiktserklæringen gjelder i første omgang for fem år, med mulighet for forlengelse dersom begge parter ønsker det.

Avtalen er ikke en juridisk bindende samarbeidsavtale, men en erklæring om felles mål og prioriteringer. Den legger rammene for framtidige prosjekter innen kompetanseutveksling, faglige møter og utvikling av metoder for arkivbevaring.

At samarbeidet formaliseres på nasjonalt nivå, signaliserer samtidig at arkivsektoren får en tydeligere plass i internasjonalt samarbeid om demokrati, beredskap og kulturarv.

Flere arrangementer under Arendalsuka

I tillegg til signeringen skal Anatolii Khromov delta i et eget arrangement om arkiver, beredskap og demokratisk motstandskraft under Arendalsuka. Samtalen finner sted på Kino Sør i Arendal onsdag klokken 11.00–11.50 og blir strømmet.

Her vil erfaringene fra Ukraina bli satt inn i en bredere diskusjon om hvordan demokratiske samfunn kan beskytte dokumentasjon og institusjoner i møte med kriser og væpnede konflikter.

Applausen reflekterer: Hva kan dette bety for Norge og Ukraina?

Samarbeidet mellom Nasjonalarkivet og Ukrainas nasjonale arkiv handler ved første øyekast om arkivfag. I realiteten berører det spørsmål om demokrati, rettssikkerhet, kulturarv og nasjonal beredskap.

For Norge kan avtalen gi verdifull innsikt i hvordan arkiver kan sikres når samfunnet utsettes for ekstraordinære belastninger. Krigen i Ukraina har gitt erfaringer som ingen ønsker å gjøre selv, men som likevel kan være relevante for norsk beredskapsplanlegging. Samtidig kan samarbeidet styrke norsk kompetanse innen digital langtidsbevaring og beskyttelse av samfunnskritisk dokumentasjon.

For Ukraina kan samarbeidet gi tilgang til fagmiljøer, metodikk og erfaring fra et land som over flere tiår har arbeidet systematisk med digitalisering og offentlig dokumentforvaltning. Et internasjonalt nettverk kan også bidra til å sikre kunnskap og dokumentasjon dersom krigen fører til ytterligere ødeleggelser.

Samtidig finnes det utfordringer. Digitalisering krever betydelige økonomiske investeringer, høy teknologisk kompetanse og gjennomføringsevne i form av kontinuerlig arbeid med datasikkerhet. Digitale arkiver kan også bli utsatt for cyberangrep dersom sikkerheten ikke holder tritt med trusselbildet. Internasjonalt samarbeid forutsetter dessuten at begge parter har kapasitet til å følge opp ambisjonene over tid. Det er gledelig å se at en politisk vilje på regjeringsnivå ligger bak avtalen. Gjennomføringvilje er også avgjørende for digitaliseringsprosjekt. Dessverre har vi også eksempler der slikt arbeid har stoppet opp eller har gammeldagse løsninger, eksempelvis søkemotorer og nettløsninger.

Likevel illustrerer avtalen en utvikling der arkiver ikke lenger bare forstås som forvaltere av fortiden. Erfaringene fra Ukraina viser at dokumentasjon også kan være avgjørende for å sikre rettigheter, bevare historiske bevis og opprettholde tilliten til offentlige institusjoner når samfunnet settes under press. I den sammenhengen blir samarbeidet mellom Norge og Ukraina en del av en bredere diskusjon om hvordan demokratiske stater beskytter både sin historie og sine institusjoner.

‍